STEP 01
היכרות עם העסק והצוות
מכירים את הפעילות, העובדים, הסניפים והמערכות. מתעדים איש קשר, שעות פעילות ותהליכים שהעסק חייב להמשיך להפעיל. מצרפים לאפיון את הגורמים המקצועיים הרלוונטיים.
STEP 02
מיפוי מחשבים ותשתיות
ממפים מחשבים, שרתים, רשת, ענן וגיבויים. מכינים רשימת מערכות ובעלים, תרשים תלויות ורשימת פערים עם סדר עדיפויות. מסמנים מידע שעדיין דורש בדיקה.
STEP 03
בניית חבילת שירות מתאימה
מגדירים שירות שוטף או פרויקט. מתעדים תכולה, חריגים, חלוקת אחריות, עלויות וזמני תגובה לפי ההצעה וההסכם. קובעים מי מאשר שינוי ואיך מעדכנים את העסק.
STEP 04
יישום והעברת אחריות
מתאמים את המעבר ואת דרך החזרה במקרה תקלה. בודקים תרחישי עבודה מוסכמים, מתעדים תוצאות ומוסרים רשימת משימות פתוחות ודרך פנייה לתמיכה.
תהליך מתועד: מה נשאר בידי העסק?
זו מסגרת עבודה מוצעת, ולא סיפור לקוח או התחייבות לתוצאה. מתאימים את המסמכים להיקף השירות: מיפוי מערכות, אחריות, תוכנית שינוי ובדיקות קבלה. בסיום כל שלב רושמים תאריך, אחראי, ממצא והצעד הבא. ראיה חסרה נשארת משימה פתוחה.
לדוגמה, בבדיקת עמדה רושמים אם המשתמש הצליח להיכנס, לפתוח את המערכת העסקית ולהגיע לקבצים המורשים. מתעדים גם מי בדק ובאיזו סביבה. שומרים את התיעוד במיקום מוסכם עם הרשאות מתאימות; סיסמאות אינן חלק מדוח מסירה רגיל.
אפשר להתחיל עם רשימת מלאי מחשוב. את המידע מעדכנים בעת שינוי ציוד, שירות או אחריות, ובוחנים יחד אילו פערים עדיין משפיעים על הפעילות.